Sabemos que Excel es una gran herramienta que nos permite hacer grandes cálculos. Sin embargo, también es cierto todo el tiempo que se tiene que invertir, sobre todo si se trata de actividades como la gestión de la jornada laboral.
Por esa razón, en este artículo hemos decidido darte un resumen de todos los inconvenientes que conlleva llevar la gestión de las horas en una hoja de Excel y por qué es mejor hacerlo en un software de control horario.
Inconvenientes de gestionar las horas en Excel
Como ya lo mencionamos anteriormente, Excel es una increíble herramienta para hacer cálculos, incluso se pueden hacer fórmulas que te permiten gestionar la nómina. Por esa razón no le quitamos el mérito. No obstante, al ser una herramienta a la que se le invierte mucho tiempo y, además, puede estar sujeta a errores humanos, quita credibilidad a la hora de llevar el control de las horas trabajadas.
Al tratar un tema tan delicado como la ley, para evitar sanciones lo mejor es instalar un software completamente automatizado que lleve la gestión completa y no tengas que preocuparte por la veracidad de los datos registrados.
Pero todavía no ahondaremos en ese tema, sino que te presentaremos los 6 inconvenientes que puedes encontrar al llevar un control horario por medio de Excel.
- Te puede quitar mucho tiempo. Esta es una de las mayores desventajas, ya que la idea de llevar una gestión eficaz es que se realice en el menor tiempo posible.
- No es automatizable. Si deseas agregar un nuevo cálculo, deberás programarlo. Hoy en día existen diversas fórmulas que te permiten hacerlo, sin embargo, muchas veces se requiere de un programador especializado en Excel y, como ya mencionamos, también se necesita mucho tiempo para ello.
- Está propenso a errores. Al no ser automatizable, se requiere la inserción de los datos de forma manual. Esto, por supuesto, está sujeto a muchos errores de tipado que pueden ocasionar malentendidos y sanciones.
- Se puede corromper la información. Con tan solo un clic se puede corromper el archivo o lo que es peor aún, se puede eliminar por completo.
- No es intuitivo. Llevar macros en Excel no es algo que sea para cualquier usuario, se necesita tiempo para aprenderlo y esto retrasa la productividad de tu empresa.
- Mayores gastos. Como ya mencionamos anteriormente, se necesitan desarrolladores especializados en macros de Excel para elaborar las plantillas. Esto quita dinero a la empresa que podría ser invertido para actividades más productivas. Y, si el personal supiera cómo hacerlo, de igual forma es algo que quita tiempo, lo que se traduce a menor productividad.
Como puedes ver, todas estas desventajas se relacionan entre sí, siendo la pérdida de tiempo una de las principales.
Todos estos errores no se cometerían si se contara con un software de control.
Quieres saber por qué? Sigue leyendo.
Llevar un software de control horario le aportará a tu empresa un sinfín de beneficios, entre ellos la rapidez, lo que aumenta sin lugar a dudas la productividad.
Razones por las que un software de control horario es mejor frente a una plantilla de Excel
En la sección anterior te contamos todas las desventajas que obtienes al tener una plantilla de Excel. Ahora te diremos las principales razones por las que un software de control horario te servirá mucho más.
Una de las principales razones es que es automatizable, lo que se resume en mayor ahorro del tiempo. Por lo tanto, puedes hacer todos los procesos en segundos y no necesitarás de un usuario experto.
Te permite gestionar las vacaciones y las ausencias, así como descargar informes y añadir interrupciones de la jornada, lo que lo hace más que un candidato perfecto para reemplazar las extensas plantillas.
Y si aún no estás convencido, las siguientes ventajas de seguro lo harán.
Ventajas de usar el software de control horario FichaHOY
Los cálculos son realizados de forma automática y, además, están adaptados a las normativas de la ley. Por lo tanto, no tendrás que preocuparte por las sanciones.
Puedes obtener informes con filtros de cada dato que necesites como, por ejemplo, los empleados, los turnos de trabajo, los departamentos y las fechas.
Te permite exportar los datos en diversos formatos con la finalidad de usarlos para otros programas como los de nómina y contabilidad.
La información será respaldada de forma segura y no correrás el riesgo de perderla.
Tienes la capacidad de gestionar las vacaciones, las ausencias, los turnos de trabajo y muchas opciones más con tan sólo unos cuantos clics.
Puedes ver la información en tiempo real desde cualquier dispositivo móvil.
La información del empleado está previamente guardada, por lo que no tendrás que registrar nuevamente los datos cada vez que fiche su jornada.
Al ser tan completa puedes tener una idea más amplia del desempeño de tu empresa.
Puedes encontrarla tanto en la versión escritorio como la app para Android y iOS.
Contabilización de cada una de las horas trabajadas.
Menor inversión de tiempo.
Datos y cálculos completamente automatizados.
Fichaje desde cualquier parte del mundo, lo que es un gran plus para el teletrabajo. Además, puedes obtener información de la ubicación exacta del empleado por medio del geolocalizador de la aplicación.
Creación de turnos de trabajo en segundos, agilizando las actividades del departamento de recursos humanos.
Mayor transparencia, creando un ecosistema laboral totalmente justo que incrementará el interés del personal por mejorar su desempeño y aumentará los resultados de la compañía.
Estas son al menos algunas de las ventajas, pero la que más destaca es el ahorro del tiempo invertido, lo que se traduce a mayor productividad dentro de tu empresa. Esta ventaja es el factor decisivo que llevará a tu empresa al siguiente nivel y el departamento de recursos humanos dejará de gastar tanto tiempo en crear plantillas que corren el riesgo de dañarse o perderse.
Con un software de control horario como FichaHOY tus datos estarán completamente seguros y tus trabajadores podrán sentir confianza de saber que sus horas se están contando de manera justa, aumentando la armonía dentro de tu empresa y su inevitable éxito.
