La primera duda que puede surgir a la hora de organizar la jornada laboral de los empleados es como hacer los horarios de trabajo de la mejor forma posible. Estos horarios de trabajo son una herramienta fundamental para gestionar el sistema productivo de la empresa.
Hacer de forma correcta los horarios ayudaran a obtener unos mejores resultados y cumplir con los objetivos de la empresa. También los horarios de trabajo nos ayudaran a llevar de una mejor forma el control de la jornada laboral.
En este artículo te daremos una serie de pautas para cómo hacer un horario de trabajo, por qué es importante realizarlo y algunos consejos para conseguir una programación eficaz que realmente cumplas y que te permita organizar todas tus tareas y lograr tus objetivos.
Pasos a seguir a la hora de hacer horarios de trabajo.
Para hacer un horario de trabajo, puedes seguir los siguientes pasos:
- Identifica las responsabilidades y tareas diarias. Haz una lista de las tareas que necesitas realizar y clasifícalas por prioridad.
- Establece los objetivos y metas diarias. Identifica los objetivos y metas que quiere lograr la empresa y adapta el horario a estas.
- Establece las horas de trabajo. Decide las horas de inicio y fin de trabajo diarias, y los días de la semana en los que se espera que los empleados trabajen. Trata de adaptar estas horas de trabajo a las necesidades de la empra. Ten en cuenta las necesidades personales de los empleados para ajustar las horas de trabajo.
- Asigna tiempo para las tareas. Asigna un tiempo específico para cada tarea de acuerdo a su prioridad y dificultad.
- Utiliza herramientas de planificación. Puedes utilizar una agenda, un calendario o un software especializado para planificar tu horario de trabajo.
- Crea una plantilla para los horarios. Para esto puedes utilizar herramientas como Excel. En este blog encontraras un artículo donde te contamos como crear una plantilla para turnos en Excel. Te recomendamos que le eches un vistazo, te servirá de ayuda para crear tu plantilla de trabajo
- Establecer un sistema de control de fichaje para controlar el cumplimiento del mismo. Además de cumplir con la ley sobre control horario de los empleados. Para más información legal visita nuestro artículo Conoce la normativa de fichaje para empleados.
- Revisa y ajusta tu horario regularmente. Es importante revisar tu horario y ajustarlo de acuerdo a tus necesidades y las de tu empresa.
- Comunica tu horario. Asegúrate de comunicar tu horario a tus compañeros de trabajo y a tus superiores para evitar confusiones.
- Sigue tu horario. Es importante ser disciplinado y seguir tu horario para lograr tus metas y objetivos diarios.
Factores a tener en cuenta para hacer horarios de trabajo.
Cuando decides hacer tu horario de trabajo, debes primero conocer las características y necesidades de la empresa. Así como también conocer profundamente los objetivos y metas de la organización. A continuación una serie de factores que debes conocer antes de crear tu horario de trabajo.
Identifica las necesidades de la empresa.
Haz un análisis de las tareas y responsabilidades diarias de la empresa, y considera los objetivos y metas a largo plazo.
Es importante conocer los objetivos y metas a corto y largo plazo de la empresa para poder planificar el horario de trabajo en función de estos.
El responsable deberá conocer la competencia y las tendencias del mercado para poder adaptar el horario de trabajo de la empresa. La opinión de los empleados, clientes y proveedores es importante a la hora de organizar los horarios de trabajo de la empresa.
En el momento de realizar el horario de trabajo se deben analizar los datos de la empresa para conocer la productividad, los tiempos de espera, y otros aspectos que influyen en la confección de los horarios.
Y por último tener en cuenta las regulaciones legales relacionadas con el horario de trabajo para cumplir con las normas y evitar sanciones.
Identifica los recursos disponibles.
Toma en cuenta el número de empleados y su disponibilidad, así como los recursos materiales y financieros disponibles.
Evaluar la calidad y cantidad de los recursos disponibles para determinar si son suficientes para cumplir con las necesidades.
Una correcta asignación de recursos en el momento de realizar el horario de trabajo es fundamental para mejorar la productividad y la eficiencia en la empresa.
Como se va establecer los horarios de trabajo.
Decide las horas de inicio y fin de trabajo diarias, y los días de la semana en los que se espera que los empleados trabajen. Para ello has de Identificar las tareas y responsabilidades que se deben cumplir durante el día.
Establece una rutina diaria, teniendo en cuenta los tiempos de trabajo, descanso y alimentación. Priorizar las tareas en función de su importancia y urgencia.
Crea metas diarias, semanales y mensuales para medir el progreso. Tomar en cuenta tiempos de distracción y asegurarse de tener un ambiente de trabajo adecuado. Revisa y ajusta el horario de trabajo según sea necesario.
Es importante cumplir con el horario establecido para maximizar la productividad y alcanzar las metas propuestas.
Realiza una descripción de los puestos y empleados.
Asigna tareas y responsabilidades a cada empleado de acuerdo con sus habilidades y experiencia. Deberás conocer bien las capacidades de cada empleado en el momento de hacer el horario de trabajo.
Si no se conoce la capacidad de desempeño de los trabajadores no conseguiremos hacer un horario de trabajo correcto. Esto hará perder productividad y eficacia.
Que herramientas de planificación utilizar.
Puedes utilizar un software especializado para planificar el horario de trabajo de los empleados. Estas herramientas son muy útiles. Ayudan a una gestión muy rápida y fácil de la jornada laboral.
Además, con estos software o aplicaciones para la gestión del personal, se ahorra mucho tiempo. Por otro lado, tienen la capacidad de generar informes que nos ayudan a llevar el control y poder corregir errores.
Por esto estos programas para la gestión de la jornada laboral son muy recomendables.
Sistema de control y evaluación.
Es importante revisar y ajustar el horario regularmente para asegurarse de que sigue siendo relevante y efectivo. Esto puede incluir ajustes en las horas de trabajo, los días libres, las tareas asignadas y los objetivos de trabajo.
Es importante monitorear el horario y evaluar su efectividad para asegurar que la empresa está funcionando de manera eficiente y productiva
Al hacerlo regularmente, se pueden detectar y corregir problemas antes de que se conviertan en problemas mayores. También se pueden adaptar mejor las necesidades cambiantes de la empresa y de los empleados.
Sistema de comunicación.
Asegúrate de comunicar el horario a los empleados y de hacerles saber cómo y cuándo pueden hacer cambios o solicitar tiempo libre. Así se evitarán posibles errores o absentismos.
También ayudara a los empleados a poder adaptar su vida personal con la laboral. Con las consiguientes mejoras de la motivación y felicidad de los trabajadores y los beneficios que aporta a la empresa.
En definitiva crear un horario de trabajo es una tarea muy importante. De ella dependen el funcionamiento correcto de la empresa. Por eso es fundamental hacer correctamente un horario de trabajo.
Una herramienta de gestión de horarios como una aplicación o un programa son una opción muy recomendable. estas herramientas simplifican esta tarea mucho. Suelen automatizar los proceso y nos permiten obtener la información de manera inmediata.
Desde nuestra parte hemos tratado de ayudarte a crear tu horario de trabajo de la mejor forma posible.
