Contar con un horario laboral es fundamental para cualquier empresa de cara a garantizar el mejor rendimiento posible de sus empleados. Es fundamental, como responsables de una empresa, ser conscientes de que el tiempo es el activo clave con el que debemos jugar para obtener los mejores resultados posibles.
El tiempo es un activo clave desde varios puntos de vista.
- Desde el punto de vista empresarial, porque estamos adquiriendo el tiempo de nuestros empleados al pagarles sus sueldos.
- Y desde el punto de vista del empleado, porque con una planificación laboral clara de sus horarios ayudamos a que puedan conciliar su vida laboral y personal que genere un buen ambiente de trabajo.
Es por ello por lo que es clave hacer horarios laborales claros y precios que permitan que los recursos se optimicen de forma adecuada y se pueda obtener el máximo rendimiento posible. Al planificar nuestros horarios vamos a conseguir que todo funcione mejor en nuestra empresa en términos de productividad y satisfacción de los empleados.
Vamos a echarle un vistazo a cómo podemos hacer un horario laboral y cuáles son sus ventajas.
Simplifica para crear un horario laboral efectivo
Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de crear un horario laboral es simplificar.
Desarrollar complejos sistemas que nos conlleven una gestión muy elaborada y compleja es una pérdida de tiempo y de recursos. Es algo que va en contra de la esencia de un horario laboral efectivo. Estamos buscando optimizar el tiempo y, sin embargo, nos complicamos.
Ahora bien, ¿Cómo podemos simplificar? Para conseguirlo, lo ideal es trabajar con una herramienta de registro de jornada que nos permita desechar características que no se utilizan. Una app de control horario simple y efectiva que no busque hacernos perder el tiempo sino todo lo contrario, que lo podamos recuperar para dedicarnos a lo realmente importante.
Hay que ser conscientes de que no por más elementos que tenga una herramienta o un software vamos a tener que optar por esa opción. Como comentamos anteriormente, siempre debemos tener clara la idea de que en el ámbito de la gestión del tiempo menos es más. Bajo esa premisa nos moveremos para tomar la mejor decisión posible para nuestra empresa y nuestros empleados.
Elementos clave para la elaboración del horario laboral
Una vez que tenemos claras las bases y el punto de partida de nuestro horario laboral, vamos a echarle un vistazo a los elementos clave con los que debemos contar para poder realizar el mejor horario laboral posible. Teniendo en cuenta estos elementos vamos a poder escoger la mejor herramienta, app o software de control horario posible.
- Controla el horario de forma minuciosa: Una de las claves para elaborar un horario laboral es el control del tiempo. Para ello deberíamos poder ver en tiempo real cuantas horas están trabajando nuestros empleados y las pausas que están realizando para comer, descansar o cualquier otro motivo. De esta forma tendremos ante nosotros la posibilidad de controlar las jornadas de trabajo y las horas efectivas de trabajo de nuestros empleados.
- Elabora informes para poder tomar decisiones: Si no tenemos datos no podemos actuar. Es por ello por lo que la elaboración de informes es un activo primordial en la elaboración de horarios laborales. Tener la capacidad de segmentar para ver el rendimiento de los diferentes empleados por un período de tiempo concreto y en diferentes centros de trabajo nos ayudará a tomar decisiones más rápidamente.
- Control de la ubicación: Otro aspecto clave dentro del control horario en determinados tipos de empresa es tener la posibilidad de geolocalizar a nuestros empleados. Se trata de una medida de seguridad importante y que también nos ayuda a mantener un control efectivo de las horas de trabajo.
- Adaptación a todo tipo de dispositivos: Hoy en día muchas empresas permiten que sus empleados trabajen desde diferentes tipos de dispositivos. Ya sea por comodidad del empleado o por requerimiento del trabajo en sí. Es importante contar con una herramienta que permita recoger datos horarios desde tablets, móviles u ordenadores tradicionales.
- Gestiona turnos de forma efectiva: Muchas empresas se organizan en turnos para poder sacar el mayor rendimiento posible de sus empleados. Es por ello por lo que debemos ser capaces de crear diferentes calendarios que nos permitan gestionar turnos de forma efectiva.
Cumpliendo con la normativa vigente
Un punto muy importante a la hora de establecer un horario laboral efectivo y bien trabajado es el de cumplir con la normativa vigente.
Puede parecer una obviedad, pero es importante adaptar los horarios a la normativa laboral y a la ley para evitar problemas. Para ello es importante tener bien claras cuáles son las condiciones de trabajo de nuestros empleados, cuál es el convenio colectivo por el que se rige cada uno de ellos y qué es lo que allí se indica en materia laboral.
En ocasiones por despistes en esta área se tienen desagradables sorpresas que es conveniente evitar. Es muy importante sobre todo revisar la normativa vigente cuando en nuestra empresa trabajamos por turnos o con horarios que podríamos clasificar como «especiales». Hay que facilitar que nuestros empleados tengan el tiempo de espera estipulado entre turnos y que además no se trabajen más horas de las que se deben en los horarios específicos.
Para ello es fundamental que tengamos la posibilidad de trabajar con una app o herramienta que nos permita establecer turnos personalizados. De esta forma vamos a poder cumplir con la normativa vigente a la vez que sacamos todo el partido posible al rendimiento laboral de nuestros empleados.
Integración con otras herramientas que ya estemos utilizando
Otro punto importante que debemos tratar de conseguir con la herramienta o app que escojamos es el de que tengamos la posibilidad de integrarlo con herramientas que ya estemos utilizando. En muchas ocasiones nos gustaría vincular datos de los horarios de nuestros empleados con otro tipo de métricas que extraemos de otras herramientas que utilizamos en nuestra empresa.
Esto se suele producir cuando estamos tratando de elaborar informes avanzados que nos permitan ver o analizar el rendimiento laboral de un empleado y asociarlo al beneficio o el gasto que produce para nuestra empresa. Tener la posibilidad de integrar estos datos es fundamental para poder sacar conclusiones y contar con informes avanzados que nos permitan mejorar.
Cuando comenzamos a analizar de forma minuciosa lo que estamos haciendo, los datos del rendimiento de nuestros empleados, así como los datos de nuestro negocio, es cuando comenzamos a tener una visión mucho más clara de que es lo que debemos hacer.
Es por ello por lo que es de vital importancia contar con apps que se puedan integrar y que se adapten a nuestras necesidades. Cuando contamos con herramientas totalmente personalizadas, capaces de generar métricas personalizadas, que exploten el big data para mostrarnos resultados precisos, es cuando comenzamos a avanzar.
Si tenemos en cuenta todos los elementos anteriormente mencionados seremos capaces de establecer para nuestra empresa un horario laboral efectivo. Este horario nos permitirá dar a nuestros empleados indicaciones claras sobre qué es lo que necesitamos, cómo lo queremos y ellos tendrán también muy claro cuáles son sus horarios. Lo que les permitirá poder organizar y conciliar su vida laboral y personal de forma efectiva.
