Hablar de control de empleados, todavía hoy en la actualidad, suscita ideas de autoritarismo y explotación laboral. Pero nada mas allá de la realidad, los sistemas de control del personal resultan una herramienta clave en la mejora de la motivación y satisfacción de los empleados.
Durante las siguientes líneas veremos como un control horario de los trabajadores, les ayuda a mejorar sus resultados y satisfacción. Esto llevara a obtener una mayor productividad y eficiencia. Hoy en día esta tarea es cada vez mas sencilla gracias a los softwares y app´s de fichaje que simplifican y automatizan dicha labor. Esto ayuda a las empresas a obtener en tiempo real, de forma muy intuitiva y simple toda la información necesaria para realizar una correcta gestión de la jornada laboral
¿Qué es el control de empleados?
Por control de los empleados se entiende el conjunto de herramientas o mecanismos de control y supervisión, así como el registro de la jornada laboral del trabajador, que una empresa aplica sobre su plantilla de empleados.
El control de empleados también es conocido como control del personal, control de acceso, control de fichaje, control de los horarios, registro de entradas y salidas del personal o control de la jornada laboral.
Un mecanismo de control de los trabajadores debe basarse no solo en el control de las tareas del empleado, sino también en la supervisión de como utiliza los medios y el tiempo entregado por la empresa.
El primer paso para un correcto sistema de control del personal es controlar la jornada laboral. Esto ayudará a utilizar el tiempo de forma más efectiva y eficaz. La utilización de software de fichaje se hace clave para tal fin.
¿Por qué realizar un control empleados?
En la actualidad hay dos causas principales por las cuales llevar un control de los trabajadores en las empresas. La primera es cumplir con la ley laboral actual, para todas las empresas sin excepción. La segunda es aprovechar las ventajas que la gestión de los horarios y de la jornada laboral otorga a los empleados y las empresas.
Contexto legal del control de la jornada laboral.
En primer lugar, por disposición legal, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, obliga a todas las empresas a llevar el control de la jornada laboral, basándose en los términos y condiciones estipulados por el estatuto de los trabajadores. Por tanto, se está en la obligación de cumplir con la ley.
El empresario podrá elegir el método que crea más idóneo para para llevar el control de los trabajadores, siempre que respete:
- La dignidad e integridad de los empleados
- La intimidad de los trabajadores
- El derecho a la desconexión digital del trabajo, dotando a los empleados de los medios técnicos necesarios para tal objetivo.
- Protección de datos y privacidad de los empleados, mediante sistemas técnicos que garanticen dicha privacidad y protección de datos.
Es decir, la ley legitima al empresario a utilizar los sistemas que considere oportunos para vigilar y controlar el cumplimiento de los deberes y obligaciones laborales de sus trabajadores. Podrá utilizar cualquier sistema técnico que crea adecuado, incluyendo sistemas de geolocalización, de fichajes, videovigilancia, etc. siempre y cuando respeten lo anteriormente comentado.
Beneficios de un control de empleados.
Por otro lado, están las ventajas de utilizar métodos de control de empleados. Aunque de primeras puede parecer que un mecanismo de control de jornada puede provocar mal estar en los trabajadores, ya que podría interpretarse que no hay confianza en el empleado por parte del jefe y que necesita controlarse.
En realidad, un control de los horarios otorga una mayor percepción de su jornada al empleado. Esto otorga una serie de ventajas a los trabajadores y a las empresas.
Para los empleados el principal beneficio es obtener confianza en la empresa ya que se cumplirán y respetarán la jornada laboral pactada.
- Control del tiempo invertido en cada proyecto con el fichaje, pueden llevar un control sobre el tiempo que dedican a cada tarea.
- los trabajadores se olvidan de hacerse notar durante las horas de trabajo para que sepan que ya están activos.
- No se necesita presencialidad, ya que, si tu trabajo permite la posibilidad de realizarse en formato teletrabajo, el fichaje puede ser tu mejor aliado.
- Se gana visibilidad sobre la jornada y aumenta la productividad.
Para la empresa, es una herramienta importantísima en el diseño organizativo de la empresa, ayuda en el sistema de gestión y control, además de mejorar la recopilación de datos y evaluación del rendimiento. Esto se debe
- Mejor seguimiento de proyectos al mejorarla visión sobre los proyectos a los que los trabajadores dedican más tiempo.
- Aumenta la productividad ya que, al registrar la jornada laboral permite aumentar la eficiencia y eficacia, especialmente al gestionar mejor el tiempo en esos momentos del día más vacíos y planificando mejor las tareas adecuándolas a sus jornadas.
- Visibilidad sobre empleados, conocer la jornada de tus trabajadores permite organizar mejores planes de acción para mejorar el trabajo del día a día.
- Adaptado al marco legal, la nueva ley del control horario para trabajadores indica que es obligatorio el control horario de trabajadores.
- Mejora positiva de la satisfacción laboral de los empleados. Una buena organización empresarial siempre resulta en un buen ambiente de trabajo y en un incremento de satisfacción para los empleados.
Como implantar un sistema de control de la jornada de trabajo.
Para implementar un sistema de control de jornada de trabajo, siga estos pasos:
- Establecer los objetivos: Determinar los objetivos y metas del sistema, y cómo se usará la información recolectada.
- Seleccionar un sistema: Escoger un sistema de control de jornada de trabajo que se ajuste a las necesidades de la empresa, puede ser sistemas biométricos, sistemas en línea o aplicaciones móviles, o tarjetas de tiempo.
- Diseño y configuración: Diseñar y configurar el sistema, asegurando que sea fácil de usar y entender para los empleados.
- Implementar y capacitar: Implementar el sistema y capacitar a los empleados en su uso, asegurando que estén completamente familiarizados con él.
- Monitoreo y análisis: Monitorear y analizar los datos recolectados para asegurar que el sistema está funcionando correctamente y para detectar cualquier problema o desviación.
- Ajustar y mejorar: Ajustar el sistema según sea necesario para corregir problemas o desviaciones detectadas.
Es importante también considerar las regulaciones legales del país donde se está implementando el sistema, ya que algunos países tienen leyes específicas sobre el registro de la jornada laboral.
El control de los empleados se hace indispensable para las empresas en los tiempos actuales con entornos y condiciones cambiantes, ya que otorga tranquilidad y estabilidad a las organizaciones.
Facilita la recogida y análisis de datos e información, mejorando la flexibilidad y adaptabilidad al entorno y ayudando en la toma de decisiones por parte de los responsables de las mismas.
