Como ya sabemos las empresas deben llevar un registro de la jornada laboral. La ley permite al empresario utilizar aquel sistema de fichaje o control de horarios que mejor se adapte a sus necesidades.
Hoy en día hay numerosas opciones informáticas para llevar a cabo esta tarea y la gestión de recursos humanos (RRHH). Desde simples aplicaciones para el fichaje hasta complejos sistemas de control del personal.
Elegir entre uno de ellos puede ser una tarea engorrosa y difícil. Cuando se busca información sobre ellos aparecen infinidad de características que complican aún más esta tarea.
En otro articulo de esta web te analizamos Aplicaciones para el control horario , la 7 más comunes. .Este articulo puede servirte para elegir aquella que mas se adapte a ti. Te recomendamos que eches un vistazo antes de elegir un sistema de fichaje.
En este articulo trataremos de resolver algunas dudas a la hora de elegir un sistema de fichaje o control horario. Se expondrán aquellos factores mas importantes a tener en cuenta.
Factores que tener en cuenta para elegir el mejor sistema de fichaje.
Principalmente se deberá de elegir aquel sistema de fichaje que mas se adapte a las características y necesidades de la empresa. Para ello primero deberemos conocer que requisitos debe tener el sistema de fichaje para subsanarlas.
Los principales factores a tener en cuenta son:
- Número de trabajadores actual y futuro.
Debemos no solo tener en cuenta los trabajadores actuales si no también las expectativas de crecimiento de la empresa. Esto es debido a la capacidad limitada de registro de usuarios de algunos sistemas de fichajes. Lo ideal es elegir aquel mas pueda perdurar en el tiempo. Teniendo en cuenta la relación coste/beneficio para la empresa.
- Puntos de fichaje
Algunos sistemas de fichaje del mercado permiten la interconexión entre diferentes sedes de los negocios. Otras no, solo permiten su instalación en un solo punto. Por ello debemos elegir un sistema de fichaje que permita llevar a cabo el control de asistencia allí donde lo necesitemos.
- Tipos de jornada y metodología de trabajo.
Debemos conocer los diferentes puestos de trabajo y como y donde realizan el trabajo y por tanto el fichaje. Hay sistema que solo permiten el fichaje presencial y otros el remoto. Por tanto, si tenemos empleados que trabajan desde casa o necesitan movilidad será más útil y flexible un sistema de fichaje remoto.
- Facilidad de uso.
Hoy en día la mayoría de los sistemas de fichaje son fáciles de usar e intuitivos, sobre todo los digitales. Pero para una correcta implementación debemos tener en cuenta a nuestros empleados. Hay empleados con cierta facilidad para usar la tecnología y otros que no. Demos elegir un sistema que permita un aprendizaje de uso rápido por parte de cualquier empleado.
Además de la complejidad técnica, debemos tener en cuenta la posibilidad de fichajes rápidos y fáciles y de corrección de errores de fichaje.
- Sistema de recursos humanos.
Si la empresa no tiene personal especifico de recursos humanos, el sistema de fichaje de be ser sencillo. Debe ser un sistema que permita de un vistazo rápido obtener la información necesaria. Debemos alejarnos de complejos sistemas de RRHH que dificultarían el control del horario.
Por el contrario si las necesidades de control del personal son altas y existe un departamento encargado de ello, un sistema más completo será mucho mas rentable.
- Presupuesto
Como es normal los recursos en las empresas no son ilimitados. Por ello una parte fundamental a la hora de elegir el sistema de fichaje debe ser el precio. El sistema de control de asistencia que elijamos deberá estar dentro del presupuesto y cumplir el máximo de características posibles.
- Instalación.
Los sistemas de fichaje suelen llevar una instalación consigo. Debemos intentar elegir aquel que minimice el tiempo y los costes de instalación. En este aspecto los sistemas de horarios digitales como aplicaciones son los mas sencillos de instalar. En ocasiones es solo necesario instalar una aplicación móvil o web y listo.
- Soporte y asistencia técnica.
La empresa proveedora del sistema de fichaje dispondrá de un soporte técnico. Se escogerá aquella que aporte una mejor asistencia técnica y de mayor calidad. Estos sistemas recogen mucha información necesaria para la empresa y necesitamos que esté siempre disponible.
- La ley
Como sabemos y hemos hablado de esto en otros artículos, en España hay una legislación sobre la obligatoriedad de llevar el control horario. La ley también exige un mantenimiento mínimo de 4 años de los datos de la jornada. Además de respetar la privacidad y la ley de protección de datos. Por ello escogeremos un sistema de fichaje que mejor se adapte a estos preceptos legales.
- Características que puedan aportar valor añadido al sistema.
Mientras esté dentro del presupuesto podremos elegir aquellos sistemas de control horario que mas aporten. Por ejemplo un sistema de geolocalización, de almacenamiento en la nube, que este adaptado a la ley de protección de datos vigente…etc.
Diferentes tipos a considerar para elegir el mejor sistema de Fichaje.
Hoy en día podemos elegir entre variadas formas de sistema de fichajes. Desde sistemas manuales, mecánicos e informatizados. A continuación analizamos los sistemas mas comunes y cuales son sus ventajas e inconvenientes a tener en cuenta para su elección.
Sistemas de fichaje biométricos
Estos sistemas para control de los horarios se basan en utilizar una característica física e intransferible del empleado en concreto. Con la utilización de la tecnología, capta esta característica (huella dactilar, telemetría facial, análisis de retina) y la enlaza con la del usuario correspondiente. Los mas comunes son los sistemas de fichajes mediante huellas dactilares, los sistemas de reconocimiento facial o los oculares.
Ventajas de los sistemas de fichaje biométricos
- Permite llevar un control estricto para accesos restringidos
- Fácil de usar para los empleados
Inconvenientes de este tipo de fichajes
- Este tipo de sistemas de fichaje son más costosos y conllevan una instalación por parte de un profesional.
- Gastos de mantenimiento: posibles reparaciones y problemas de uso. Además del mantenimiento del dispositivo.
- Solo pueden realizarse en el mismo lugar de trabajo, sin posibilidad de fichar en remoto.
Sistemas de fichaje con tarjeta
El sistema de fichaje en la más conocido y tradicionalmente usado, es el de tarjeta. Hay diferentes tipos de tarjetas. Las más modernas son las contactless. También pueden ser con lector de código de barras, chip o banda magnética. Para que quede registrado el inicio o fin de la jornada, tendrás que acercar tu tarjeta al sistema.
Ventajas de fichar con tarjeta
- Método rápido y sencillo para los empleados
Inconvenientes de este tipo de fichajes con tarjeta
- Este sistema no permite el fichaje en remoto.
- La tarjeta puede perderse fácilmente, con el gasto que ello conlleva
- Es difícil controlar quién ficha realmente con esa tarjeta
Sistemas de fichaje desde la web
Este sistema de fichajes cada vez es más usado. Esto se debe a su facilidad de instalación, de uso y las capacidades que ofrece. Existen multitud de aplicaciones web con las que puedes fichar a distancia mediante un usuario y contraseña por cada empleado.
Ventajas de fichar desde la web
- Fácil instalación y configuración. No necesita de sistemas externos para obtener la información.
- Estos sistemas son capaces de facilitar mucho la tarea del control de la jornadas. Pueden facilitar la tarea de toma de decisiones gracias a la gran cantidad de información que puede procesar y presentar.
Inconvenientes de fichar desde la web
- Solamente sirve para controlar el inicio y fin de la jornada y no el acceso a lugares restringidos.
- Es difícil controlar quién ficha realmente, puede darse el caso de que se compartan las claves de acceso entre compañeros.
- Si tus empleados no suelen utilizar tecnología, puede ser un impedimento para fichar correctamente.
Sistemas de fichaje con el móvil
Con este tipo de dispositivo para el control horario en tu empresa solamente necesitas tu smartphone para fichar. Ya sea mediante una aplicación que te descargas o acercando el smartphone a un punto de fichaje. Estos sistemas de fichaje son muy completos. Suele utilizar una aplicación para la gestión de la jornada. En esta aplicación se pueden llevar a cabo diferentes operaciones además del propio fichaje.
Ventajas de este sistema de fichajes
- Método rápido y sencillo para los empleados. Todo se realiza desde el móvil.
- Control de los accesos restringidos. Se puede limitar el acceso a los diferentes usuarios.
- Conocimiento de la localización de los empleados. Algunas aplicaciones de fichaje tienen la opción de geolocalización. Así se evitarán los fichajes fraudulentos, y se conoce el paradero de los empleados.
- Se conoce la información de la jornada de trabajo en tiempo real.
Inconvenientes del sistema de fichajes con el móvil
- Algunos conllevan el pago de una cuota mensual o de mantenimiento.
- Algunos solo permiten el fichaje in situ (aunque hoy en día son muy pocos).
- Algún empleado puede no querer usar su móvil personal para fichar.
Tras analizar todo esto, vemos que en realidad solo hay que prestar atención a lo que necesitamos y cual se adapta mejor. Por lo general los sistemas de fichaje con el móvil son los mas recomendables. Estos sistemas son fáciles de usar, instalar y no muy costosos de mantener. Además, la mayoría de las proveedoras de sistema de control horario a través del móvil, suelen realizar actualizaciones de su sistema. Esto permite a los usuarios estar a la ultima y corregir posibles problemas que surjan.
Para poder ayudarte a elegir mejor la mejor app de control horario, te recuerdo que en este blog encontraras un artículo sobre las Aplicaciones para el control horario , la 7 más comunes.. Te recomendamos que le heches un vistazo antes de elegir tu sistema de fichaje.
