Gestionar los turnos y las jornadas de una empresa puede ser una tarea complicada si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Una herramienta muy sencilla y de fácil acceso son las plantillas de Excel para turnos y turnos rotativos.
Estas plantillas de Excel para turnos rotativos son muy útiles. Dichas plantillas para turnos son muy personalizables. Se pueden adaptar a las características de cualquier organización.
Con estas plantillas para turnos podemos organizar las jornadas, tareas, turnos y visualizarlo todo de forma rápida y sencilla. Nos permite el acceso a la información de forma rápida.
Al ser un programa de cálculo también nos permite realizar de formas más sencilla ciertas gestiones. Con estas plantillas para turnos de Excel se pueden controlar el total de horas e incorporándola a un programa de nóminas.
Todo esto hará que gracias al cuadrante de turnos rotativos podamos ahorrar tiempo que dedicaremos a otras áreas que lo necesiten.
A continuación vamos a mostrar como podemos hacer una plantilla para turnos fácilmente en Excel.
Como crear la plantilla de Excel
El primer paso para realizar nuestra plantilla para turnos rotativos, aunque obvio es tener instalado Excel.
- Abre una nueva hoja de cálculo en Excel.
2. Crea una tabla con las columnas necesarias para los nombres de los empleados, los turnos y las fechas. Puedes utilizar la herramienta de «Tabla» en el menú «Insertar» para ayudarte con esto.
Solo tendrás que darle el aspecto que mas te guste y adaptarla a tu organización. En este ejemplo de plantilla para turnos rotativos, optamos por una plantilla mensual. Puedes añadir columnas con otros factores que debas tener en cuenta como, identificación, puesto, tipo de jornada. Esta información debe cada cual adaptarla a sus necesidades.
Se puede añadir una columna con el total de horas. Otra donde se contabilicen las horas extras. Esto será útil si necesitas contabilizar estos parámetros.
Lo siguiente será crear un código para identificar los turnos. Podemos llamar M al turno de mañana, T al turno de tarde, N al de noche o P si fuese turno partido. Esto ya depende de como este organizadas las jornadas de tu plantilla de trabajo.
También podemos asignar un color para que sea mucho mas visual e intuitivo la visualización de la información.
Una vez creada la plantilla para turnos, lo ideal es guardarla para usarla en los meses posteriores. Así no tendremos que comenzar desde cero cada vez que la necesitemos.
Lo primero que haremos para rellenar nuestro cuadrante de turnos rotativos de Excel es identificar los días festivos y fines de semana.
Ya solo quedaría rellenar nuestra plantilla de turnos de Excel. Utilizaríamos los colores seleccionados para identificar los turnos. asignado el código de color asignado al turno al trabajador que va a realizarlo y en los día que lo va a hacer.
Una rellena nuestro cuadrante de turnos rotativos solo queda compartirla con nuestros empleados. Una vez compartida los trabajadores podrán indicarnos cualquier incidencia como días libres o permisos solicitados.
En este ejemplo para no complicarlo mucho, hemos decido el relleno manual. Pero ni que decir tiene que con Excel se puede automatizar el proceso de rellenado. No se explican debido a las numerosas opciones mediante formulas de Excel que existen para automatizarlo. Por citar algunas formulas «ROTATION», «Vlookup» o «Condicional formatting».
Plantillas para turnos predefinidas.
Por otro lado Excel también aporta plantillas de turnos rotativos predefinidas. El problema de estas predefinidas es que la posibilidad de adaptación a nuestra empresa es menor. Para poder utilizarlas solo hay que abrir Excel > Inicio> Mas plantillas.
En el buscador introducimos «Turnos» y pulsamos en buscar y escogemos de las que hay la que mas nos guste. Excel nos ofrece varios tipos de plantillas para turnos.
Para escoger una solo pincharemos con el cursor del ratón sobre la escogida. Excel abre un menú donde pulsaremos crear. Automáticamente Excel nos abre la plantilla de turnos. Ya solo tendremos que rellenarla.
Estas plantillas predefinidas son bastante intuitivas aunque un poco mecánicas y engorrosas de utilizar, si no usas a menudo Excel y estas familiarizado con su lenguaje.
También podríamos acudir a internet y descargar de las múltiples opciones que hay un que nos cuadre.
En definitiva una plantilla de turnos o turnos rotativos es imprescindible para llevar una correcta y fácil gestión de las jornadas laborales de nuestros empleados. Dependerá de nuestra empresa y de nosotros que opcion utilizamos para obtener una. Podremos crearla a nuestro gusto, utilizar las predefinidas o descargar una de las tantas opciones que hay en la red.
