Registro Horario Digital Obligatorio 2026: Guía, Plazos y Multas

Actualizado: 29 de mayo de 2026

¿Qué es el registro horario digital obligatorio?

El registro horario es la obligación legal de que toda empresa anote, día a día, la jornada de cada persona trabajadora: la hora de inicio y la hora de finalización de su jornada laboral. No basta con tener un cuadrante teórico de horarios; hay que reflejar lo que ocurre realmente cada jornada, incluidas las horas ordinarias y, por supuesto, las horas extraordinarias.

Cuando hablamos de registro horario digital obligatorio nos referimos a la evolución de esa obligación hacia sistemas electrónicos que garanticen que los datos son veraces, no manipulables y accesibles para la autoridad laboral. La idea de fondo es sencilla: si el registro se puede modificar a posteriori sin dejar rastro, no sirve como prueba. De ahí que el debate normativo de los últimos meses gire en torno a exigir herramientas fiables, trazables e inalterables, dejando atrás los métodos manuales.

Conviene distinguir dos planos desde el principio, porque es donde más confusión existe entre empresarios y responsables de RRHH:

• Lo que ya es obligatorio hoy: llevar un registro diario de jornada de todos los trabajadores por cuenta ajena, totalizarlo, entregar copia a la representación legal y conservarlo cuatro años.
• Lo que está en tramitación: que ese registro tenga que ser necesariamente digital y cumpla unos requisitos técnicos concretos (inmutabilidad, registro de auditoría, interoperabilidad con la Inspección). Esto todavía no es ley a la fecha de este artículo.

Entender esta diferencia es clave para no caer en dos errores opuestos: ni relajarse pensando que «como el decreto digital no está publicado, no hay que fichar», ni invertir a ciegas sin saber qué exigirá realmente la norma futura. Si quieres una visión práctica de cómo encaja todo esto en el día a día, te resultará útil esta guía sobre cómo cumplir con el control horario de forma adecuada y legal en España.

¿Cuándo entra en vigor? Estado de la tramitación en 2026

Esta es probablemente la pregunta más repetida, y la respuesta honesta a 29 de mayo de 2026 es: el nuevo Real Decreto que haría el registro exclusivamente digital todavía no está publicado en el BOE. Sigue en revisión, sin fecha cerrada de entrada en vigor. Veamos la cronología con detalle, porque ayuda a entender por qué se ha alargado tanto.

Cronología de la tramitación

• Septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprobó iniciar la tramitación urgente del nuevo reglamento de registro de jornada, con la intención de digitalizar y reforzar el control horario.
• Octubre a diciembre de 2025: se recabaron los informes preceptivos de los distintos órganos consultivos, entre ellos la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el Consejo de Estado.
• 23 de marzo de 2026: el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico sobre el proyecto, lo que obligó a revisar aspectos del texto y retrasó el calendario previsto.
• Mayo de 2026: el proyecto continúa en revisión, sin publicación en el BOE y sin fecha definitiva.

El dictamen del Consejo de Estado es relevante porque este órgano revisa la calidad jurídica y la proporcionalidad de las normas. Un dictamen crítico no paraliza necesariamente el proyecto, pero sí suele implicar ajustes de redacción, aclaraciones sobre el impacto en las empresas y, en este caso, una revisión del encaje con la normativa de protección de datos. Todo ello consume tiempo y explica por qué la fecha sigue abierta.

¿Cuándo empezaría a aplicarse si se publica?

Según el planteamiento del borrador, la entrada en vigor se produciría 20 días después de su publicación en el BOE, el plazo habitual para este tipo de normas. Además, se ha planteado conceder un periodo de adaptación de aproximadamente un año a las pymes, conscientes de que las pequeñas empresas necesitan más margen para implantar nuevas herramientas.

El escenario de retraso a 2027 (paralelismo con Verifactu)

No es descartable que la aplicación efectiva se desplace a 2027. El precedente más citado en el sector es Verifactu, el sistema de facturación electrónica verificable en el ámbito fiscal, que también sufrió varios aplazamientos antes de su exigencia real. La complejidad técnica, la necesidad de dar plazo a las empresas y los ajustes derivados de los informes consultivos apuntan a un calendario prudente. Por eso, más que fijarte en una fecha concreta, la recomendación práctica es prepararte ahora: la obligación de fondo (fichar) ya existe, y adaptarte con tiempo evita prisas y sanciones cuando llegue la versión digital.

Marco legal: del RDL 8/2019 al nuevo Real Decreto

Para entender la situación actual hay que remontarse a una sentencia europea que cambió las reglas del juego. El 14 de mayo de 2019, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) dictó sentencia en el asunto C-55/18, conocido como CCOO contra Deutsche Bank. El TJUE concluyó que, para garantizar los derechos a la limitación de la jornada y al descanso, los Estados miembros debían exigir a las empresas un sistema objetivo, fiable y accesible que permitiera computar la jornada diaria de cada trabajador.

España ya se había anticipado pocos días antes con el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces, la ley establece de forma expresa que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Esa es la base normativa que sigue plenamente vigente: registrar la jornada es obligatorio desde 2019.

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores también fija tres obligaciones que conviene tener muy presentes:

• Conservar los registros durante cuatro años.
• Mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
• Organizar y documentar el registro, en su caso, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa.

¿Qué aporta entonces el nuevo Real Decreto en tramitación? No crea la obligación de fichar —que ya existe—, sino que la moderniza y endurece su forma: pretende que el registro sea digital, inalterable, trazable e interoperable con la Inspección. Es la diferencia entre «tienes que fichar» (vigente desde 2019) y «tienes que fichar con un sistema digital que cumpla estos requisitos técnicos» (en tramitación). Si quieres profundizar en el porqué de esta obligación y sus ventajas, te recomendamos este análisis sobre el registro de horas obligatorio y sus beneficios para empleados y empleadores.

Obligaciones y prohibiciones: el fin del papel y el Excel

El cambio cultural más importante que trae el nuevo marco es el fin del papel y del Excel como métodos válidos de registro. Durante años, muchas empresas han cubierto el expediente con una hoja de cálculo o con plantillas firmadas a mano. El problema es evidente: un Excel se puede modificar en cualquier momento sin dejar rastro, y una hoja de papel se puede rellenar a posteriori. Ninguno de los dos ofrece garantías de fiabilidad ni de inalterabilidad.

Por eso, el espíritu de la norma —y ya el criterio cada vez más exigente de la Inspección— apunta a descartar estos métodos. Resumamos qué se mantiene como obligación y qué deja de ser aceptable:

• Obligatorio: registrar el inicio y fin de jornada de cada trabajador, todos los días, de forma fiable.
• Obligatorio: totalizar las horas y conservar los registros cuatro años.
• Obligatorio: que el sistema garantice que los datos no se manipulan sin rastro.
• En vías de quedar prohibido: el papel como único soporte, por su falta de fiabilidad.
• En vías de quedar prohibido: el Excel u hojas de cálculo editables, por ser fácilmente alterables.

Es importante el matiz temporal: mientras el Real Decreto digital no se publique, técnicamente el Estatuto no prohíbe de forma literal una hoja de cálculo siempre que sea fiable. Pero en la práctica, demostrar la fiabilidad de un Excel ante una inspección es muy difícil, y la tendencia normativa es clara. La recomendación profesional es no esperar: si todavía usas papel o Excel, es el momento de migrar a una herramienta digital.

Requisitos técnicos de un sistema válido

El borrador del nuevo Real Decreto perfila una serie de requisitos técnicos que cualquier sistema de fichaje deberá cumplir. Aunque el texto definitivo puede ajustarse, estos son los pilares que vienen marcando el rumbo:

• Inmutabilidad e inalterabilidad: una vez registrado un fichaje, no debe poder modificarse de forma silenciosa. Cualquier corrección legítima ha de quedar reflejada como tal, sin borrar el dato original.
• Trazabilidad con log de auditoría: el sistema debe guardar un registro de auditoría que documente quién hizo cada cambio, cuándo y por qué. Esto permite reconstruir la historia de cada registro y detectar manipulaciones.
• Interoperabilidad con la Inspección de Trabajo (ITSS): se contempla un acceso remoto estandarizado para que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pueda consultar los registros sin desplazarse ni depender de la buena voluntad de la empresa.
• Conservación durante cuatro años: en línea con lo que ya exige el Estatuto de los Trabajadores.
• Cumplimiento del RGPD: el tratamiento de los datos de jornada debe respetar la normativa de protección de datos, con la información adecuada a la plantilla y medidas de seguridad proporcionadas.

Estos requisitos no son caprichosos: persiguen que el registro sirva realmente como prueba objetiva. Un sistema que cumple inmutabilidad y trazabilidad protege también a la empresa, porque acredita de forma sólida que se respetan los límites de jornada y descanso. A la hora de elegir herramienta, merece la pena comparar opciones; esta comparativa del mejor software de control horario te ayudará a valorar qué solución encaja con tu organización.

Sistemas de fichaje válidos y no válidos

No todos los métodos de fichaje ofrecen las mismas garantías. La clave está en la fiabilidad y en la capacidad de demostrar que el registro no se ha manipulado. La siguiente tabla resume, de forma orientativa, qué sistemas encajan en el marco actual y la tendencia digital, y cuáles no.

Sistemas válidos (fiables y trazables)	Sistemas no válidos o desaconsejados
Software de control horario en la nube con log de auditoría	Hoja de papel firmada a mano
App de fichaje en móvil con sello de tiempo	Excel u hojas de cálculo editables
Terminal de fichaje con tarjeta o PIN	Cuadrante teórico de horarios sin fichaje real
Fichaje web desde el ordenador con usuario identificado	Anotaciones informales o de memoria
Sistemas que conservan los datos de forma inalterable	Registros que cualquiera puede editar sin dejar rastro

La regla práctica es sencilla: si un método permite modificar el dato sin dejar constancia, no es fiable y, por tanto, no es recomendable. Por el contrario, una solución digital que identifica a cada usuario, sella la hora y guarda un historial de cambios cumple con holgura el espíritu de la norma actual y se anticipa a los requisitos del futuro reglamento.

Protección de datos: RGPD, geolocalización y biometría

El control horario implica tratar datos personales de la plantilla, por lo que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es de aplicación obligatoria. La AEPD ha fijado criterios claros que toda empresa debe respetar, especialmente cuando se usan tecnologías sensibles.

Geolocalización

La geolocalización en el fichaje solo puede utilizarse para verificar el lugar en el momento concreto del fichaje, no para realizar un seguimiento continuo de la ubicación del trabajador a lo largo de la jornada. Localizar de forma permanente a un empleado sería desproporcionado y contrario a la normativa. El uso legítimo es puntual: confirmar que el fichaje se realiza, por ejemplo, en el centro de trabajo o en la zona pactada para el trabajo a distancia.

Biometría (huella y reconocimiento facial)

Los datos biométricos —como la huella dactilar o el reconocimiento facial— son datos de categoría especial y reciben una protección reforzada. La AEPD mantiene una postura fuertemente restrictiva respecto a su uso para el control horario: en la práctica, los desaconseja salvo que exista una necesidad realmente justificada y no haya alternativas menos invasivas. En la mayoría de empresas, un sistema con usuario y contraseña, tarjeta o PIN cubre perfectamente la necesidad sin recurrir a la biometría.

Deber de información

En todos los casos existe el deber de informar a la plantilla: los trabajadores deben saber qué datos se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan y cuáles son sus derechos. La transparencia no es solo una buena práctica, es una exigencia legal.

Multas y sanciones por incumplir

No registrar la jornada es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones se aplican por centro de trabajo y se gradúan en mínimo, medio y máximo. Esta es la horquilla vigente:

Grado de la sanción	Importe (por centro de trabajo)
Grado mínimo	751 € – 1.500 €
Grado medio	1.501 € – 3.750 €
Grado máximo	3.751 € – 7.500 €

Es decir, la multa por no llevar el registro horario oscila, a día de hoy, entre 751 € y 7.500 € por cada centro de trabajo. Para una empresa con varios centros, el importe puede multiplicarse rápidamente.

Además, conviene saber que existen propuestas de reforma que plantean endurecer las sanciones y calcularlas por trabajador afectado en lugar de por centro de trabajo, con importes que podrían llegar hasta el entorno de los 10.000 €. Es muy importante subrayar que se trata de una propuesta, no de la normativa vigente: a 29 de mayo de 2026 siguen aplicándose los importes de la tabla anterior. Aun así, la dirección es clara y refuerza la conveniencia de tener el registro en regla.

Registro horario en el teletrabajo

El teletrabajo no exime del registro horario: muy al contrario. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia establece que las personas que trabajan a distancia tienen los mismos derechos en materia de jornada que el resto de la plantilla, lo que incluye el registro diario de su jornada.

En el trabajo a distancia, el control horario cobra incluso más sentido, porque ayuda a proteger el derecho a la desconexión digital y a evitar que la jornada se prolongue de forma invisible. Aquí es donde brillan las soluciones de fichaje en la nube y las apps móviles: permiten que el empleado registre su jornada desde casa de forma fiable, con sello de tiempo, sin necesidad de estar presente en un terminal físico.

La recomendación para las empresas con personal en remoto es asegurarse de que su herramienta de fichaje funciona igual de bien dentro y fuera de la oficina, y de que la política de teletrabajo recoge cómo y cuándo debe registrarse la jornada.

Casos especiales: autónomos, pymes, hostelería y funcionarios

Autónomos

El trabajador autónomo sin empleados no está obligado a registrar su propia jornada, ya que la obligación recae sobre la relación laboral por cuenta ajena. Ahora bien, en el momento en que un autónomo contrata a un trabajador, sí debe registrar la jornada de esa persona como cualquier otra empresa. La obligación nace con el empleo ajeno, no con la condición de autónomo.

Pymes

Las pymes están plenamente sujetas a la obligación de registro, sin importar su tamaño: incluso una empresa con un solo empleado debe fichar. La novedad que se baraja para ellas es un periodo de adaptación de aproximadamente un año tras la entrada en vigor del nuevo Real Decreto digital, para facilitar la transición tecnológica. Pero esto se refiere a la versión digital reforzada; la obligación básica de registrar ya les aplica hoy.

Hostelería y sectores con turnos

Sectores como la hostelería, el comercio o la industria con turnos rotativos son históricamente de los más vigilados por la Inspección, precisamente por la frecuencia de horas extra no registradas. En estos entornos, un sistema digital de fichaje no solo evita sanciones, sino que aporta orden a la gestión de turnos y horas complementarias. La fiabilidad del registro es aquí especialmente crítica.

Funcionarios y sector público

En el sector público hay una novedad relevante: desde el 16 de abril de 2026, los funcionarios tienen una jornada de 35 horas semanales. Esta medida afecta únicamente al ámbito público y no debe confundirse con el debate sobre la reducción de jornada en el sector privado. Si te interesa el panorama de la jornada en el ámbito privado, puedes consultar nuestro contenido sobre la jornada laboral de 37,5 horas.

Qué revisa la Inspección de Trabajo y cómo prepararte

Cuando la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) acude a una empresa, el registro horario es uno de los primeros documentos que solicita. Lo que comprueba, en esencia, es lo siguiente:

• Que existe un registro diario de la jornada de todos los trabajadores.
• Que el registro es fiable y no se ha rellenado a posteriori ni resulta fácilmente manipulable.
• Que recoge la hora real de inicio y fin, y que cuadra con otros indicios (cámaras, accesos, correos, actividad).
• Que las horas extraordinarias están registradas y, en su caso, compensadas o pagadas y cotizadas.
• Que los registros se conservan cuatro años y están a disposición de trabajadores y representantes.
• Que el tratamiento de datos respeta el RGPD y se ha informado a la plantilla.

Un sistema que no cumpla —por ejemplo, un Excel editable o registros incoherentes— puede dar lugar a una infracción grave con las sanciones ya descritas. Por eso la mejor estrategia es la prevención.

Checklist para adaptar tu empresa

• Implanta un sistema digital de fichaje que identifique a cada trabajador y selle la hora.
• Asegúrate de que el sistema es inalterable y guarda un log de auditoría (quién, cuándo y por qué de cada cambio).
• Configura la conservación de los registros durante cuatro años.
• Verifica que el sistema permite generar informes y entregar copia a la representación legal.
• Revisa el cumplimiento del RGPD: información a la plantilla, finalidad, plazos y seguridad.
• Limita la geolocalización al momento del fichaje y evita la biometría salvo necesidad justificada.
• Cubre el teletrabajo: que el personal en remoto pueda fichar con la misma fiabilidad.
• Forma a los mandos y al equipo en cómo y cuándo fichar.
• Documenta el sistema en convenio o acuerdo de empresa cuando proceda.
• Anticípate al reglamento digital: elige ya una herramienta preparada para los nuevos requisitos.

FichaHoy: tu empresa lista para el fichaje digital

En FichaHoy llevamos la obligación legal a la práctica con una herramienta sencilla y potente: fichaje desde el móvil, el ordenador o un terminal, con sello de tiempo, identificación de usuario, registro inalterable y log de auditoría. Todo en la nube, con informes listos para la Inspección y conservación segura de los datos durante el plazo legal.

Tanto si tienes una pyme, un negocio de hostelería o un equipo en teletrabajo, FichaHoy te permite cumplir hoy con el registro horario y estar preparado para el nuevo Real Decreto digital cuando se publique, sin sustos de última hora ni riesgo de sanciones. Adaptarte con tiempo es la decisión más rentable.

Descubre cómo dejar tu empresa lista para el fichaje digital en FichaHoy y olvídate del papel y del Excel.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?

Fichar es obligatorio desde 2019 para toda empresa con trabajadores por cuenta ajena, y lo sigue siendo en 2026. Lo que aún no es obligatorio es que el registro sea exclusivamente digital con los nuevos requisitos técnicos: ese Real Decreto no está publicado en el BOE a 29 de mayo de 2026. Es muy recomendable usar ya un sistema digital fiable.

¿Cuándo entra en vigor el nuevo Real Decreto?

No hay fecha cerrada. El proyecto sigue en revisión tras el dictamen crítico del Consejo de Estado del 23 de marzo de 2026. Si se publica, entraría en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, con un posible plazo de adaptación de un año para las pymes.

¿Se puede fichar en Excel o en papel?

El nuevo marco apunta al fin del papel y del Excel por su falta de fiabilidad e inalterabilidad. Aunque el reglamento digital aún no esté publicado, demostrar la fiabilidad de un Excel o de una hoja firmada ante la Inspección es muy difícil. La recomendación es migrar ya a una solución digital.

¿Qué multas hay por no registrar la jornada?

Es una infracción grave con sanciones de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo (grado mínimo 751-1.500 €, medio 1.501-3.750 €, máximo 3.751-7.500 €). Existen propuestas para endurecerlas y calcularlas por trabajador (hasta unos 10.000 €), pero todavía no están vigentes.

¿Hay que fichar en teletrabajo?

Sí. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia obliga a registrar la jornada también del personal en remoto, con los mismos derechos de jornada y descanso que el resto de la plantilla. Una app de fichaje en la nube resuelve esta necesidad.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?

Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

¿Afecta el registro horario a los autónomos?

Un autónomo sin empleados no registra su propia jornada. Pero si contrata a cualquier trabajador, sí debe registrar la jornada de esa persona como cualquier otra empresa.

¿Se retrasará el registro digital a 2027?

Es un escenario posible. La complejidad técnica, los informes consultivos y el precedente de Verifactu (que también se aplazó) hacen plausible que la aplicación efectiva se desplace a 2027. No hay confirmación oficial de fecha.

¿Qué pasa en una inspección si mi sistema no cumple?

Si la Inspección detecta que no llevas registro o que tu sistema no es fiable (por ejemplo, un Excel editable), puede levantar acta por infracción grave, con sanciones de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo, además de posibles consecuencias por horas extra no registradas. Tener un sistema digital con log de auditoría es la mejor defensa.

¿Es obligatorio el registro horario para las pymes?

Sí. Las pymes están obligadas a registrar la jornada con independencia de su tamaño, incluso con un solo empleado. La posible flexibilidad de un año de adaptación se refiere a los nuevos requisitos digitales, no a la obligación básica de fichar, que ya está vigente.